Rozdział V Oddziaływanie społeczne

 

 

Cel rozdziału:

Celem rozdziału jest przekazanie informacji na temat tworzenia materiałów, które będą przedstawiały misję Waszej organizacji szerokiemu społeczeństwu, będą służyły promowaniu sukcesów i osiągnięć organizacji wśród społeczności lokalnej; tworzenia koalicji z innymi organizacjami działającymi w zakresie ochrony przyrody oraz świadczenia usług na rzecz społeczności. W rozdziale tym omówiona jest również rola, którą odgrywają działacze społeczni - ochotnicy działający w organizacjach pozarządowych.

 

Podstawowe zasady

* "Zestaw do oddziaływania społecznego" ułatwia kontakty ze społeczeństwem i środkami masowego przekazu.

* Koalicje mogą podejmować działania, których nie mogą wykonać pojedyncze organizacje.Nie są one jednak dobrym rozwiązaniem we wszystkich sytuacjach.

Działacze społeczni/ochotnicy stanowią często podstawowe zasoby ludzkie w organizacjach pozarządowych.

* Dobre stosunki ze środkami masowego przekazu muszą być kultywowane, jeżeli zależy nam na stosownym nagłośniniu działań organizacji.

 

Lekcje

1. Określenie potencjalnych beneficjentów programów oddziaływania społecznego

2. Tworzenie "zestawu do oddziaływania społecznego"

3. Rekrutacja ochotników/działaczy społecznych

4. Tworzebnie koalicji

5. Dobre stosunki ze środkami masowego przekazu

 

Umiejętności i ich wykorzystanie

* Nauczysz się, jak zaprojektować i przygotować zestaw do oddziaływania społecznego.

* Nauczysz się technik, które pozwolą Ci efektywnie pracować z ochotnikami.

* Nauczysz się planować i przeprowadzać kampanie prasowe.

Podstawowe terminy

 

Beneficjenci - ludzie lub organizacje, którzy/które osiągają bezpośrednie lub pośrednie korzyści z działań organizacji.

Koalicja - kilka organizacji działających razem dla osiągnięcia wspólnego celu.

Ochotnicy/działacze społeczni - ludzie, którzy poświęcają Twojej organizacji swój czas i energię, nie spodziewając się za to wynagrodzenia finansowego.

Oddziaływanie społeczne - programy skierowane są na zewnątrz organizacji, służace do jej promocji. Mają też na celu zmiany postaw odbiorców.

Lekcja 1 Określenie potencjalnych beneficjentów programów oddziaływania społecznego

 

Podstawowym zadaniem oddziaływania społecznego jest kształcenie i informowanie społeczeństwa oraz służenie mu. W odróżnieniu od pozyskiwania funduszy, gdzie głównym celem jest znalezienie zewnętrznego wsparcia dla organizacji, głównym celem oddziaływania społecznego jest służenie społeczeństwu - działanie na zewnątrz. Przekonasz się, że kiedy Ty pomagasz społeczeństwu, społeczeństwo może pomóc Tobie. Dobry program oddziaływania społecznego jednoczy społeczność lokalną oraz pomaga znaleŸć nowych sponsorów, członków lub ochotników.

Oddziaływanie społeczne wykorzystuje wiele z tych umiejętności, którym poświęcone były poprzednie rozdziały. Musisz mieć jasne poczucie misji swojej organizacji oraz umieć przedstawić tę misję potencjalnym beneficjentom. Poprzez beneficjentów rozumiemy tych ludzi lub te organizacje, którzy/które odnoszą korzyści z działań Twojej organizacji. Zidentyfikowanie powiązań pomiędzy poszczególnym działaniem a jego beneficjentami pozwoli Ci ocenić zmiany lub wyniki związane z każdym z nich, wejść w nowe układy i zagwarantować użyteczność działań lub programów.

 

Beneficjenci Waszej organizacji

Wróć do celów wyszczególnionych w swoim planie strategicznym. Cele te odzwierciedlają sposoby, za pomocą których Wasza organizacja stara się wypełnić swoją misję. Działania zaplanowane dla spełnienia tych celów dają korzyści osobom indywidualnym, środowisku oraz innym organizacjom. Pośród ewentualnych korzyści, które można osiągnąć znajdują się: większa wiedza naukowa, nowe możliwości badawcze, lepsze zarządzanie ochroną środowiska oraz wsparcie dla innych programów. Jeśli na przyklad, prowadzicie badania dzikiej przyrody, to może to przynieść korzyści naukowcom w kraju i zagranicą, uniwersytetom, Ministerstwu Ochrony Środowiska oraz Waszej organizacji.

Pomyślny program oddziaływania społecznego zaczyna się od określenia jego potencjalnytch beneficjentow; arkusz roboczy A pomoże Ci w tym procesie.

Arkusz roboczy A Beneficjenci Twojej organizacji

Dla każdego celu ujętego w Twoim planie strategicznym, przedstaw aktualnych bezpośrednich i pośrednich beneficjentow.

Cel Kto odnosi korzyści? Jaka to korzyść?

1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.

Lekcja 2 Tworzenie "zestawu do oddziaływania społecznego"

 

"Zestaw do oddziaływania społecznego" jest narzędziem informacyjnym dla członków i ochotników Twojej organizacji, którego mogą używać w kontaktach z osobami z zewnątrz. Zestaw zawiera pewne elementy, które mają poinformować społeczeństwo o misji Twojej organizacji, problemach i środowisku, w którym działacie. Zestaw zawiera również elementy, z których może bezpośrednio korzystać Twoja organizacja, takie jak karty sponsorów, ochotników oraz karty członkowskie.

Dobry "zestaw do oddziaływania społecznego" powinien zawierać następujące elementy:

* Deklarację podstawową;

* Skrót deklaracji;

* Przykładowe pytania i odpowiedzi na temat Twojej organizacji;

* Informacje na temat historii, członków, osiągnięć i przyszłych działań Twojej organizacji;

* Wizytówki organizacji;

* Karta sponsora;

* Karta zgłoszenia/członkowska;

* Karta ochotnika.

 

Stwierdzisz, że zestaw jest szczególnie użyteczny dla nowych członków, przygotowujących się do spotkania z potencjalnymi sponsorami lub środkami masowego przekazu. Arkusz roboczy B powinien być używany w celu przygotowania informacji, potrzebnych do tworzenia dokumentów wchodzących w skład "zestawu do oddziaływania społecznego".

Arkusz roboczy B Tworzenie zestawu do oddziaływania społecznego

 

Zbierz następujące materiały wchodzące w skład "zestawu do oddziaływania społecznego". Niektóre z potrzebnych rzeczy przygotowałeś już we wcześniejszych etapach warsztatu.

* Deklaracja podstawowa

Szczegółowe informacje na temat przygotowania deklaracji znajdują się w rozdziale 3 - Pozyskiwanie funduszy. Jeżeli jeszcze nie przygotowałeś deklaracji, wykorzystaj informacje z tamtego rozdziału, aby przygotować ją chociaż w zarysie.

* Skrócona deklaracja

Skróć deklarację tak, aby otrzymać jedną lub kilka jej wersji. Np., deklaracja na jedną stronę może być skrócona do jednego paragrafu lub jednego - dwóch zdań. Zastanów się jak wykorzystać informacje z rozdziału 2 do przygotowania jednozdaniowej deklaracji.

* Przykładowe pytania i odpowiedzi na temat Twojej organizacji

Wymień pięć do dziesięciu najczęściej zadawanych pytań na temat Twojej organizacji lub konkretnego programu. Zapisz odpowiedzi na te pytania i przećwicz ich udzielanie w sposób jasny i zwięzły.

Pytanie 1:

OdpowiedŸ 1:

 

 

 

 

Pytanie 2:

OdpowiedŸ 2:

 

 

 

 

Pytanie 3:

OdpowiedŸ 3:

Możesz również uwzględnić następujące informacje dotyczące historii, członków, osiągnięć i przyszłych działań Twojej organizacji w swoim "zestawie do oddziaływania społecznego":

 

Informacje te mogą być gromadzone na kilka różnych sposobów:

* Zbieraj wycinki prasowe na temat Twojej organizacji;

* Przeprowadzaj wywiady z członkami, którzy należą do organizacji od dawna w celu przygotowania ustnej historii organizacji;

* Przejrzyj plan strategiczny w celu określenia przyszłych działań.

 

W każdym zestawie powinno się znaleŸć po kilka sztuk następujących kart/formularzy:

* Wizytówki organizacji;

* Karty sponsorów;

* Karty zgłoszenia/członkowstwa;

* Karty ochotników - Ułóż tę kartę na wzór kwestionariusza osobowego. Masz się dowiedzieć jakie jest wykształcenie, kwalifikacje i umiejętności ochotnika oraz kiedy może pracować dla organizacji. Zamieść tam również aktualny adres i numer telefonu.

Lekcja 3 Rekrutacja ochotników/działaczy społecznych

 

Z wielu względów rekrutacja ochotników jest strategią zdobywania "zasobów". Rzadko personel płatny może wykonać całą robotę i rzadko organizacja pozarządowa ma wystarczające zasoby, aby opłacić liczny personel. Ochotnicy stanowią zasoby ludzkie, których pomoc może odciążyć zapracowany personel. Po za tym, kiedy ochotnicy prowadzą programy oddziaływania społecznego lub aktywnie w nich uczestniczą, służą wzorem dla innych ludzi, którzy mogą przystąpić do organizacji. Ta lekcja wyjaśnia podstawowe zasady rekrutacji: skąd brać ochotników, jak organizować ich pracę i jak ich wynagradzać. Wiele informacji zamieszczonych w poniższym materiale zostało zaczerpnięte ze znakomitej pozycji "Sto jeden sposobów zdobywania środków" autorstwa Sue Vineyard i Steve McCurlrj oraz "Organizacja a zmiany społeczne" autorstwa Kim Bobo, Jackie Kendall i Steve Max.

Zastanówmy się dlaczego ludzie poświęcają swój czas "na ochotnika"(Waldo, 1986). Poniższe motywacje mają również odniesienie do pozyskiwania funduszy, próbują tłumaczyć dlaczego ludzie dają pieniądze.

1. Zostali zaproszeni przez kogoś, kogo szanują, komu są winni przysługę, albo na kogo chcą wywrzeć wpływ.

2. Sądzą, że mogą wyeliminować problem, z którym walczy organizacja.

3. Sami kiedyś ucierpieli przez problemy, z którymi walczy organizacja.

4. Współpraca z organizacją może być interesująca lub podnosić prestiż.

5. Ich pracodawca mógł zażądać od nich lub zaproponować im, taki rodzaj pracy, próbując kształtować w ten sposób obraz firmy w oczach społeczności.

 

Zasady rekrutacji

Poniżej podajemy ogólne reguły rekrutacji ludzi do pracy w organizacji:

1. Odwołuj się do osobistych interesów

Ludzie chętnie będą brali udział w działaniach, jeżeli uznają, że będą one dla nich osobiście wartościowe lub satysfakcjonujące. Mogą również chcieć wstąpić do organizacji, jeżeli będą mogli odnieść korzyść zawodową; umocnić podstawę do walki przeciw wspólnemu wrogowi; mieć poczucie, że spełniają obowiązek moralny.

2. Staraj się żeby Cię widziano

Oddziaływanie społeczne musi mieć związek z każdym aspektem programu. Twoja organizacja powinna regularnie robić rzeczy, które umieszczają ją w centrum publicznego zainteresowania i dają możliwość wstąpienia w jej szeregi. Może się okazać, że ludzie szukają właśnie Ciebie.

3. Werbuj do działania, nie na zebrania

Zbyt często potencjalnym ochotnikom mówi się na wstępie o terminie następnego zebrania. Jeżeli zebrania są główną formą działania Twojej organizacji, ilość członków może spadać. Werbując do działania, zyskujesz ludzi którzy lubią działać, a nie zawodowych uczestników zebrań.

4. Miej jeden stały program dla początkujących ludzi

Nowi członkowie często czują się osamotnieni, ponieważ nie wiedzą zbyt wiele na teamt problemów, którymi zajmuje się Twoja organizacja; nie rozumieją również języka technicznego ani skrótów, które przewijają się w rozmowach. Kiedy werbujesz nowych członków, ważne jest, aby dać im coś, przez co poczują się użyteczni. Zestaw informacji pomoże im się szybko podszkolić; mogą wtedy te same informacje przekazywać dalej, rozmawiając z przyjaciółmi o swojej nowej organizacji.

 

Etapy rekrutacji ochotników (lub nowych członków)

1. Przygotuj się

Skorzystaj z zestawu, aby przygotować to, co powiesz i jak odpowiesz na pytania.

Kiedy poznajesz nowego potencjalnego członka, przypomnij sobie, co wiesz na temat tej osoby, jego/jej zainteresowań, doświadczenia, przeszłej działalności, rodziny i wszystkiego innego, co pomoże Ci określić jej/jego zainteresowania.

Jeżeli rozmawiasz z osobą, której nie znasz, musisz ściśle trzymać się norm kulturowych, dotyczących rozpoczynania rozmowy z osobami obcymi. Jeżeli naruszysz te normy, Ty i Twoja organizacja wypadniecie Ÿle.

2. ZnajdŸ wspólne zainteresowania i doświadczenia

Możesz wywołać atmosferę wiarygodności w rozmowie z potencjalnym ochotnikiem, odnajdując wspólne zainteresowania i doświadczenia. Zastanów się czy macie wspólne tematy: sąsiadów, szkołę, pracę, przyjaciół, kościół, organizacje społeczne?

3. Słuchaj

Zachęcaj ludzi do mówienia, określ, jakie są ich interesy, na czym im zależy, nawiąż kontakt. Jeżeli będziesz tylko mówić, nie uda Ci się zrobić żadnej z tych rzeczy. Słuchając wyciągasz informacje i wyrażasz własne zainteresowanie. Słuchanie to nie tylko nie-mówienie, to zadawanie ludziom dobrych pytań i wykorzystanie odpowiedzi dla lepszego ich zrozumienia.

4. Agituj

Staraj się rozbudzić ich zainteresowanie do tego stopnia, żeby zgodzili Ci się pomóc.

Agitowanie NIE oznacza bycia agresywnym i nieznośnym. Ludziom zdarza się wpadać w gniew; Ty chcesz skierować ich gniew na problem, a nie na Siebie. Nie możesz zachowywać się agresywnie zwłaszcza w kontaktach z przyszłymi ochotnikami; większość ludzi nie lubi współpracować z kimś kto "się rozpycha", nawet w słusznej sprawie.

5. Uzyskaj zobowiązanie

Nie kończ rozmowy nie uzyskawszy jakiegoś zobowiązania. Masz przecież nadzieję, że osoba jest zainteresowana pracą ochotnika, albo jeszcze lepiej, członkostwe w Twojej organizacji. Jeżeli osoba się waha, zaoferuj jej materiały lub zaproponuj spotkanie w innym terminie.

6. Rób następne kroki

Nic tak nie działa na ludzi, jak w porę zrobiony następny krok, może dlatego że naprawdę nie wiele osób tak właśnie postępuje. Dopilnuj aby Twój system administracyjny pilnował spotkań z ludŸmi, tak żeby można było zwrócić się do nich w ustalonym terminie. Jeżeli werbujesz ludzi na jakąś imprezę lub wydarzenie, czekaj na ich przyjście a potem przedstaw ich innym. Błędem jest zrobienie zamieszania przy rekrutacji ludzi, a kiedy zjawią się naprawdę, zlekceważenie ich.

Gdzie rekrutować ochotników:

* Zebrania miejskie;

* Imprezy sportowe;

* Imprezy specjalne zorganizowane przez Twoją organizację;

* Praca;

* Szkoła;

* Kościół;

* Grupy o podobnych zainteresowaniach do Twojej organizacji;

* Zebrania stowarzyszeń zawodowych;

* Zebrania związkowe;

* Kluby seniora;

* Festyny i jarmarki.

 

Wskazówki do pracy z ochotnikami

Prawdopodobnie stwierdzisz, że wiele z podanych poniżej sugestii dotyczących pracy z ochotnikami, można zastosować wobec personelu lub członków organizacji.

* Traktuj ich jak równoprawną, ważną część personelu/organizacji.

* Daj im pisemne zakresy zadań, które są jasne i konkretne.

* Pomóż im zrozumieć w jakim stopniu ich wysiłek pomaga w realizowaniu ogólnej misji organizacji.

* Próbuj dawać im zadania, w których mogą wykorzystać swoje naturalne talenty lub doświadczenie tak, żeby mogli odnosić sukcesy.

* Przyucz ich do wykonywania zadań; nie zostawiaj ich samym sobie.

* Kiedy zrobią coś dobrze - chwal ich.

* Nie chwal jeżeli sobie na to nie zasłużyli.

* Oceniaj przy ich pomocy pracę, którą wykonali; nie oceniaj ich jako osób.

* Jeżeli ochotnik nie wywiązuje się należycie z zadań, których się podjął, nawet po zastosowaniu powtórnego szkolenia - wyłącz go z tego zadania i daj mu nowe, które zmaksymalizuje jego wkład.

* Rozmawiaj z nim otwarcie o problemach i zadaniach. Nie ukrywaj przed nim szczegółów, o których i tak się dowie.

* Określaj jasno wymogi czasowe i honoruj je. Nie zakładaj, że skoro powiedzieli, że mogą Ci dać cztery godziny w sobotę, to znaczy, że naprawdę mogą dać ich osiem.

* Respektuj ich inne obowiązki. Ochotnicy mają prywatne życie poza organizacją.

* Zwracaj im niezwłocznie poniesione przez nich wydatki.

* Poznaj ich osobiście i pokaż im, że interesujesz się nimi jako wyjątkowymi ludŸmi.

* Postaraj się, żeby praca szła na wesoło i z humorem.

 

Nagrody, które można zaoferować ochotnikom

Poniższa lista oferuje pewne sposoby honorowania wkładu poniesionego przez chotników. Zauważ, że nie wszystkie z nich wymagają nakładów pieniężnych.

* "dziękuję".

* Uśmiech.

* Kubek do kawy z nazwą organizacji.

* Znaczki organizacyjne.

* Uniform.

* List dziękczynny.

* List z wyrazami uznania skierowany do rodziny, pracodawcy, kościoła itd.

* List rekomendacyjny do przyszłego pracodawcy.

* Fotografia klienta, któremu udzielono pomocy.

* Wycinki prasowe.

* Czapki firmowe.

* Przyjęcie dla ochotników.

* Zwiększenie odpowiedzialności w procesie planowania i realizacji programu.

* Umożliwienie wzięcia udziału w szkoleniu przeznaczonym dla pracowników płatnych.

* Pozytywna atmosfera pracy.

* Bezpośrednie wyrażenie opini na temat wykonanej pracy.

* Efektywny nadzór.

* Pochwała.

* i jeszcze raz: DZIĘKUJĘ !

 

 

Zastosowanie tej lekcji

Po powrocie do organizacji z odbywającego się właśnie warsztatu, być może zechcesz zorganizować sesję "burzy mózgów" w celu znalezienia skutecznego sposobu rekrutacji ochotników. Aneks B podaje procedury przeprowadzania sesji "burzy mózgów", a arkusz roboczy C jest kwestionariuszem do rekrutacji członków. Jeżeli organizacja ma już dostateczną ilość ochotników zorganizuj "burzę mózgów" aby określić sposoby bardziej efektywnego ich wykorzystania.

Arkusz roboczy C Rekrutacja ochotników - Ustalanie procesu

Ochotnicy są bardzo ważnym elementem osiągnięcia sukcesu przez Twoją organizację. Często ilość pracy będzie przekraczała wasze możliwości, realizację wszystkich zadań w organizacji. Aby pomyślnie przeprowadzić rekrutację ochotników musicie przygotować swoją organizację do tego procesu. Przedstawione poniżej pytania mają pomóc Waszej organizacji w skuteczniejszym wykorzystaniu ochotników oraz zajęciu się sprawami zarządzania.

1. Do jakich programów lub projektów potrzebujecie ochotników w Waszej organizacji?

Jak długo będzie trwała taka praca?

 

 

 

 

 

 

2. Jakiego rodzaju ochotników będziecie potrzebowali do pomyślnego wykonania pracy w Waszej organizacji?

 

 

 

 

 

 

3. W jaki sposób znajdziecie ochotników w Waszej społeczności? (Pamiętaj, że należy próbować i być widocznym na arenie publicznej). W jaki sposób zaapelujesz do ich zainteresowań aby umotywować ich do pracy w Waszej organizacji?

 

 

 

 

 

4. Jaki proces zastosuje Wasza organizacja aby zdobyć zaangażowanie potencjalnych ochotników? Kto będzie odpowiedzialny za ten proces?

5. W jaki sposób będziesz śledzić swoich potencjalnych i zaangażowanych w pracę ochotników aby zapewnić im gładki i skuteczny start w Waszej organizacji?

(np. program orientacji, karty itp.)

 

 

 

 

 

 

 

 

6. W jaki sposób będziesz kierował ich pracą i nagradzał ich od momentu, kiedy zaczną pracować dla Waszej organizacji?

(np. koordynator pracy ochotników, kierownicy programów lub projektów, itp.)

Lekcja 4 - Tworzenie koalicji

 

Koalicja jest " organizacją organizacji" pracujących razem dla osiągnięcia wspólnego celu. Zanim przyjmiesz za pewnik, że stworzenie koalicji jest rzeczą dobrą, zastanów się raz jeszcze. Koalicja jest budowaniem siły. Tak naprawdę istnieje tylko jeden powód, dla którego warto poświęcać czas i środki na tworzenie koalicji: jest nim skoncentrowanie siły w celu zrobienia czegoś, czego nie można dokonać poprzez działania jednej organizacji. Poniżej podane informacje podsumowują doświadczenia wielu osób, działających w koalicjach; zaprezentowano zarówno zalety jak i wady tego typu działań.

 

 

Zalety pracy w koalicji

* Osiąga się to, czego nie można osiągnąć samemu.

Powodzenie w realizacji wielu zadań wymaga dużej liczby ludzi i znacznych środków co można uzyskać dzięki koalicji.

* Buduje się stałą płaszczyznę siły.

Generalnie - w liczbie siła.

* Zwiększenie wartości i skuteczności działań organizacji.

Przez swoje zaangażowanie nie tylko pomagasz koalicji w odnoszeniu zwycięstw, możesz bardziej skutecznie wykonać swoją indywidualną pracę.

* Wyłonienie nowych przywódców.

Doświadczeni przywódcy mogą zostać poproszeni o przewodniczenie koalicji, tym samym zwalniają miejsca dla nowych leaderów organizacji.

* Zwiększanie zasobów.

Jeżeli zadanie stojące przed koalicją jest również zadaniem Twojej organizacji, możesz skorzystać bezpośrednio z dodatkowych pracowników i środków.

* Poszerzenie zakresu działania.

Koalicja może dać okazję Twojej organizacji do działania w zakresie lokalnym lub międzynarodowym, przez co Twoja praca może stać się jeszcze bardziej interesująca i ważna.

Wady pracy w koalicji

* Oderwanie od innych Twoich programów.

Jeżeli zadanie, które realizuje koalicja nie jest związane z główną misją Twojej organizacji, może niepotrezbnie pochłonąć Twój czas i zasoby.

* Słabi członkowie koalicji, którzy się nie sprawdzają.

Organizacje wiodące i zapewniające większość środków mogą się niecierpliwić, jeżeli któraś ze słabszych grup jest mniej doświadczona i gorzej radzi sobie z realizacją zadań.

* Zbyt wiele kompromisów.

Aby utrzymać spójność koalicji, trzeba czasem iść na ugodę, która może zmniejszać skuteczność działania.

* Pojedyncze organizacje nie zyskują uznania.

Jeżeli wszystkie działania podejmowane są w imieniu koalicji, wtedy organizacje, które wkładają więcej środków często czują się niedoceniane.

* Nieinteresująca taktyka.

Organizacje, które lubią taktykę konfrontacji, lubią być widoczne, mogą mieć wrażenie, że subtelna taktyka koalicji jest za mało interesująca dla ich członków.

 

Możesz znacznie zmniejszyć ryzyko nieprzemyślanego przyłączenia się do koalicji poprzez wykorzystanie poniższych pytań w celu przeprowadzenia analizy jej zalet i wad.

 

Pytania dotyczące tworzenia koalicji

1. Kto jeszcze, poza jej członkami, wspiera koalicję?

2. Jaką rolę chce i może odegrać Twoja organizacja?

3. Jaki może być udział Twoich członków?

4. W jaki sposób przystąpienie do koalicji może wzmocnić Twoją organizację?

Jeżeli analiza wskazuje, że utworzenie koalicji może być korzystne dla Twojej organizacji, poniżej podajemy kilka sugestii zapewnienia sobie sukcesu.

Kroki tworzenia skutecznej koalicji

 

Krok 1 - Zaangażuj doświadczoną osobę, która będzie zarządzała koalicją.

Odpowiedzialność za koalicję powinna spoczywać w ręku jednej osoby, najlepiej biegłego polityka. Dobrze byłoby w tym celu zebrać odpowiednią ilość pieniędzy i zatrudnić kogoś doświadczonego i bezstronnego. Ograniczone zasoby pieniężne mogą jednak spowodować, że wykorzystamy do tej pracy osobę zatrudnioną w którejś z organizacji członkowskich. W takiej sytuacji osoba wybrana musi zachować bezstronność i nie może działać na korzyść swojej organizacji macierzystej.

Krok 2 - Wybierzcie sprawy, które Was jednoczą.

Koalicjantów musi łączyć jakaś wspólna sprawa, a nie tylko chęć wspólnego działania nad oddzielnymi programami każdej z organizacji.

Krok 3 - Opracuj realistyczny budżet koalicji.

Budżet taki powinien obejmować wszystkie przewidywane wydatki i dochody, konieczne do zrealizowania planu koalicji. Jeżeli pracownicy przychodzą z którejś z organizacji członkowskich, ich wynagrodzenia powinny być ujęte po stronie wydatków, natomiast po stronie dochodów ujęte jako wkład rzeczowy. To uświadomi członkom prawdziwe koszty kampanii prowadzonej przez koalicję.

Krok 4 - Zrozum i uszanuj interesy własne organizacji.

Każda organizacja wnosi do koalicji własną historię, kulturę, plan działania, wartości, filozofię, styl przywództwa oraz rodzaj relacji panujących między osobami ze sobą współpracującymi. Członkowie koalicji muszą się nawzajem rozumieć, aby budować siłę i unikać niepotrzebnych konfliktów.

Krok 5 - Zgadzaj się i unikaj niezgody.

Rzadko kiedy wszyscy członkowie zgadzają się we wszystkich sprawach dotyczących koalicji. Koncentrujcie się na wspólnym planie działania, problemach co do których istnieje zgoda. Ustalcie, że będziecie unikali problemów, w których takiej zgody nie ma. Ustalcie, że będziecie unikali problemów, w których się nie zgadzacie, a które nie mają żadnego wpływu na powodzenie koalicji. Jeżeli rozbieżności są zbyt wielkie, współpraca może być niemożliwa.

Krok 6 - W koalicji działaj taktycznie.

Zwykle koalicje skupiają organizacje o mniej radykalnych poglądach i tym samym łagodniejszym sposobie działania. Wpływa to dodatnio na postrzeganie koalicji z zwnątrz, jako łagodnej, zachęcającej do współpracy. Jednakże w niektórych momentach kampanii koalicja może zadecydować o nawiązaniu współpracy z organizację spoza jej grona. Właśnie ta organizacja będzie miała za zadanie prowadzić bardziej radykalne działania. Pozwoli to zachować dobry image koalicji przy jednoczesnym zaostrzeniu sposobu oddziaływania.

Krok 7 - Zaakceptuj, że każdy wnosi coś innego.

Poszczególne organizacje wnoszą do prac koalicji słabości oraz mocne strony poszczególnych organizacji. Jeśli jednak wszyscy członkowie koalicji postarają się zrozumieć i zaakceptować innych, problemy powinny być minimalne (pamiętaj, napewno nie znikną w 100 %).

Krok 8 - Określ procedury decyzyjne.

Procedury muszą być jasne. Czy każda organizacja będzie miała jeden głos? Co się stanie w przypadku nierównych wkładów? Te sprawy muszą zostać wyjaśnione przed rozpoczęciem prawdziwej pracy.

Krok 9 - Pomagaj organizacjom załatwiać ich własne interesy.

Organizacje muszą mieć poczucie, że udział w koalicji przynosi im korzyści. Wiele prywatnych interesów organizacji, jeżeli są tylko dobrze rozumiane, łatwo pogodzić z interesem koalicji.

Krok 10 - Sprawiedliwie rozdzielaj wyrazy uznania.

Koalicje, które nie przykładają należytej wagi do wyrażania i zdobywania uznania, narażone są na walkę wewnętrzną i rozgrywki polityczne. Problemy te można zmniejszyć poprzez jasne określenie procedur decyzyjnych i zatrudnienie bezstronnego personelu.

Arkusz roboczy D daje Wam sposobność opracowania planu skutecznego tworzenia koalicji.

Arkusz roboczy D Opracowanie planu tworzenia skutecznej koalicji

Odpowiedz na następujące pytania nawiązując do wcześniej przedstawionych kroków przy opracowaniu własnego procesu skutecznego tworzenia koalicji w swoim środowisku.

1. W jaki sposób znajdziesz i zatrudnisz koordynatora koalicji?

 

 

 

 

 

2. Jaki wspólny temat zjednoczy działania różnych organizacji?

 

 

 

 

 

3. Kto powinien być zaangażowany w opracowanie budżetu? W jaki sposób będziesz kontrolował przychody i wydatki oraz wprowadzał stosowne korekty? W jaki sposób rozdzielisz budżet pomiędzy członków?

 

 

 

 

4. W jaki sposób ustali się i podzieli zadania organizacyjne pomiędzy członków koalicji?

 

 

 

 

 

5. W jaki sposób będziesz rozwiązywał ewentualne konflikty pojawiające się w ramach koalicji?

 

 

6. W jaki sposób będziesz kierował systemem łączności i informacji niezbędnym do utrzymania sprawnie funkcjonującej koalicji? W jaki sposób wprowadzisz zmiany do systemu komunikacji, jeśli w trakcie działania znajdziesz skuteczniejsze środki pozwalające osiągnąć sukces?

7. Jakiego procesu użyjesz, aby pomóc różnym członkom koalicji wzajemnie zrozumieć się i zdać sobie sprawę ze wspólnej siły?

 

 

 

 

 

8. Jak będzie wyglądał proces podejmowania decyzji? Czy każda organizacja będzie miała jeden głos? Co się stanie, jeśli poszczególne organizacje nie dadzą jednakowych środków?

 

 

 

 

 

9. Jaki proces oceny zostanie zastosowany w celu kontrolowania i śledzenia działań koalicji tak aby poszczególni jej członkowie czuli satysfakcję z prowadzonych działań?

 

 

 

 

10. Jakim zaufaniem będą darzeni członkowie koalicji? Co zrobicie jeśli wysiłki te nie dadzą zamierzonych wyników?

 

 

 

 

 

11. W jaki sposób rozpoczniesz ten proces?

 

Podsumowanie lekcji

Tworzenie koalicji jest umiejętnością, którą organizacja może posiąść. Przy odpowiednim zaangażowaniu i lojalności osób względem koalicji, przy jasnym zrozumieniu roli wzajemnych realacji między organizacjami członkowskimi, można zbudować silne koalicje, które mogą osiągnąć to, czego nie może osiągnąć żadna z pojedynczych organizacji

Koalicje same w sobie nie są definitywną odpowiedzią na wszelkie problemy. Niektóre problemy trzeba rozwiązywać na poziomie lokalnym w ramach jednej organizacji. Natomiast poważne problemy związane z ochroną środowiska, zwłaszcza te, które wymagają utworzenia albo zmiany ustawodawstwa najlepiej jest rozwiązywać poprzez tworzenie silnych koalicji.

Lekcja 5 Skuteczne kontakty ze środkami masowego przekazu

 

Środki przekazu mogą być przyjacielem lub wrogiem Twojej organizacji. Aby kultywować przyjaŸń, musisz zrozumieć, że dostęp do środków przekazu jest cenny i nie należy go lekceważyć. Zabierz się do pracy nad nagłośnieniem działań swojej organizacji w środkach masowego przekazu, jak do każdego innego poważnego zadania. Zaplanuj, czego potrzebujesz i jak to osiągniesz. Planując swoje działania, zastanów się jakiego typu nagłośnienie byłoby najbardziej odpowiednie dla Twojej organizacji:

 

* Konferencje prasowe

Sesje pytań i odpowiedzi pomiędzy członkami Twojej organizacji, a środkami masowego przekazu.

* Imprezy z udziałem środków masowego przekazu

Czasem organizuje się imprezy przeznaczone specjalnie dla środków przekazu, ale te, nie cieszą się popularnością wśród zawodowych dziannikarzy. Lepiej jest zapraszać ich na imprezy ogólnie dostępne. Prasa ma wtedy możliwość porozmawiania z członkami organizacji oraz przekonania się o tym jak jesteście odbierani przez społeczeństwo. Przy tego rodzaju imprezach najlepsze nagłośnienie otrzymuje się dzięki równocześnie rozdawanym zestawom informacyjnym dotyczącym Twojej organizacji i podejmowanych przez nią działań. Pamiętaj, zawsze ktoś z Twojej organizacji powinien być pod ręką, aby w razie potrzeby wspomóc dziennikarzy zapasowym długopisem, papierem, kasetą, bateriami, itd.

* Artykuły

W prasie zawsze ukazują się artykuły poświęcone konkretnym ludziom i sprawom. Jeżeli planujesz program, który będzie trwał przez kilka miesięcy, upewnij się w miejscowej prasie, czy mają w planie zamieszczenie artykułów, które w jakiś sposób wiążą się z Twoim programem. Jeśli nie, to może będą mogli zlecić napisanie takiego artykułu.

* Wywiady/występy w programach

Zarówno radio jak i telewizja szukają nowych ciekawych osób, problemów, idei. Postaraj się poznać redaktorów, chociażby tylko przez telefon. Wyszukaj w organizacji osobę, która najbardziej nadaje się na stanowisko rzecznika. Jeżeli wywiady z tą osobą będą na wysokim poziomie, środki masowego przekazu będą ją zapraszać regularnie do swoich programów.

* Listy do redakcji

To niedrogi sposób zaistnienia w środkach masowego przekazu. Pisz odpowiedzi na artykuły, które poruszają Waszą problematykę oraz sprawy Twojej organizacji. Zanim wyślesz cokolwiek w imieniu 0rganizacji, skonsultuj się z kompetentnymi osobami.

* Spotkania z kolegiami readkcyjnymi

Gazety w dużych miejscowościach mają kolegia redakcyjne, a nie jednoosobową redakcję. Spotkaj się z kolegium, aby przedstawić roblem, który Twoim zdaniem powinni opisać.

* Komunikaty lokalne/tablice ogłoszeniowe

Niektóre środki przekazu, zwłaszcza drukowane i elektroniczne oferują możliwość zamieszczania darmowych zapowiedzi nadchodzących wydarzeń lub imprez lokalnych sponsorowanych przez organizacje pozarządowe.

 

Wskazówki jak korzystać ze środków masowego przekazu

1. Przygotuj listę adresów korespondencyjnych prasy lokalnej i krajowej, wydrukuj je na etykietkach samoprzylepnych. Trzymaj zawsze pod ręką kilka kompletów tych etykietek.

2. Próbuj wyobrazić sobie zdjęcia - "motyw na fotografię". Jeżeli spodziewasz się wizyty prasy, postaraj się, aby otoczenie było atrakcyjne dla fotografa, np. zdejmij ze ścian wszystkie przedmioty, które na zdjęciach mogłyby wyglądać tak, jakby wyrastały z czyjejś głowy.

3. Przygotowuj informacje dla prasy. Celem takiej informacji jest sprowokowanie środków przekazu do opisania Twojej sprawy, a nie opisanie jej za nich. Informacje prasowe dla dzienników, telewizji i radia powinny być dostarczone mediom na dwa do czterech dni przed imprezą. Dla tygodników termin ostateczny przypada na trzy do czterech dni przez publikacją. Dane te mogą różnić się w poszczególnych przypadkach. Upewnij się zatem, jakie są wymagania prasy lokalnej, staraj się je spełniać.

4. Po rozesłaniu informacji idŸ za ciosem. Telefon znacznie zwiększy szansę, na pojawienie się przedstawicieli prasy. Czasem informacja mogła być wysłana do niewłaściwej osoby, kiedy indziej perswazja słowna pomaga uzyskać nagłośnienie.

5. SprawdŸ, kto jest właścicielem środków przekazu. Czasem nagłośnienie jest sprawą polityczną; jeżeli Twoja sprawa jest niepopularna wśród tych, którzy dzierżą władzę w środkach przekazu, poszukaj innego sposobu dotarcia do społeczeństawa.

Arkusz roboczy E, na następnej stronie, to lista kontrolna zadań koniecznych do realizacji przy pracy ze środkami masowego przekazu. Jej elementy powinny się znaleŸć w planach roboczych podejmowanych działań.

Arkusz roboczy E Lista kontrolna do pakietów informacji prasowych

Czy informacje prasowe są wydrukowane na firmówkach organizacji?

Czy informacja została przygotowana do rozpowszechnienia natychmiast, czy należało ją przetrzymaći rozpowszechnić w konkretnym terminie?

Czy na samej górze arkusza z informacjami prasowymi zamieszczony jest numer telefonu osoby, z którą można się kontaktować (w ciągu dnia i wieczorem)?

Czy nagłówek jest krótki i trafny (nie zadawaj sobie zbyt wiele trudu z wymyślaniem nagłówka. Prawdopodobnie środki przekazu i tak nie użyją Twojego.)?

Czy informacja jest wydrukowana z zachowaniem podwójego odstępu między liniami?

Czy pierwszy akapit wyjaśnia kto, co, dlaczego, kiedy i gdzie?

Czy w drugim i trzecim akapicie wymieniłeś najważniejszych liderów? Czy uprzednio uzgodniłeś to z nimi? (Pamiętaj - to, kogo wymienisz jest decyzją całej organizacji.)?

Czy wymieniłeś kilka razy nazwę swojej organizacji?

Czy wszystkie nazwiska, nazwy, tytuły i organizacje są zapisane prawidłowo?

Czy na każdym arkuszu jest zaznaczony skrót tytułu? (Próbuj ograniczać informacje do dwóch stron. Jeszcze lepiej do jednej.)

Czy TEMAT NA FOTOGRAFIĘ jest zasugerowany? (Jeżeli tak, wyślij egzemplarz informacji prasowej do fotoreportera.)

Czy data, godzina i miejsce zostały uzgodnione ze wszystkimi osobami występującymi?

Czy masz konkurencję wobec środków przekazu? (Na przykład inne ważne wydarzenie, albo konferencja prasowa?)

Czy pomieszczenie jest wystarczająco duże?

Czy w pobliżu są aparaty lub automaty telefoniczne i wystarczająca ilość gniazdek elektrycznych?

Czy będziesz potrzebować wzmacniaczy i głośników?

Czy ochotnicy przygotują i posprzątają pomieszczenie przed i po konferencji?

Czy planujesz podawać napoje? Jeżeli tak, czy ktoś się tym zajmuje?

Kto wysyła informacje prasowe?

Kto telefonuje po wysłaniu informacji prasowych?

Czy Ci którzy telefonują do prasy, mają do dyspozycji konspekty?

Czy na konferencji potrzebne będą pomoce wizualne, wykresy i schematy?

Kto pisze przemówienia poszczególnych osób? Czy są w nich krótkie, trafne sformuowania, które prasa chętnie zacytuje?

Czy ktoś przygotowuje arkusz pytań i odpowiedzi na przewidywane pytania, które mogą paść na konferencji prasowej?

Czy mówcy będą mieli czas, żeby przećwiczyć swoje mowy i odpowiedzi na zadawane pytania?

Czy przygotowuje się materiały do pakietu informacji prasowych?

Informacje prasowe

Informacje na temat osób występujących

Zestawienie faktów

Historia organizacji

Egzemplarze przemówień

Czy nazwa Twojej organizacji będzie dostatecznie widoczna na znakach, plakatach, znaczkach w klapach, itd.?

Kto będzie witał prasę i zachęcał do wpisu w księdze gości?

Czy ktoś z Twojej grupy będzie robił zdjęcia?

Kto będzie wspierał mówców szczegółowymi informacjami w czasie konferencji prasowej?

Kto wyśle informacje prasowe tym, którzy nie przyszli na konferencję prasową?

Kto zatelefonuje do dziennikarzy którzy nie przyszli, ale pilnie potrzebują Waszych informacji, aby je wykorzystać?

Czy wyznaczono ochotników, którzy będą polowali na wzmianki i informacje oWas w mediach?

Czy do wszyskich mówców i ochotników zostaną wystosowane listy z podziękowaniami?

Podsumowanie

Ten rozdział starał się wytłumaczyć kilka różnych aspektów oddziaływania społecznego. Oddziaływanie społeczne jest najbardziej widoczną formą oddziaływania Twojej organizacji. To jak się przedstawisz w środkach masowego przekazu będzie miało wpływ na to jak ludzie będą myśleć o Twojej organizacji. Ten obraz będzie miał również wpływ na pozyskanie ochotników. Przy pomocy zestawu informacyjnego możesz się przygotować z wyprzedzeniem i wyglądać przekonywująco.

Twoja zdolność rekrutowania ochotników i zarządzania nimi ma bezpośredni wpływ na ilość i jakość wykonywanych przez organizację działań. Ochotnicy są zasobami typowo "ludzkimi". Należy docenić i uznać czas i wysiłek, który poświęcają organizacji.

Decyzja co do zbudowania lub przystąpienia do koalicji jest bardzo złożona. Koalicje mogą być dla Twojej oraganizacji czymś bardzo dobrym, albo bardzo złym. Zanim stworzysz koalicję, uświadom sobie jasno swoje oczekiwania co do roli, odpowiedzialności i składu Twojej organizacji.

Następny rozdział zbiera materiał z poprzednich rozdziałów, aby pokazać Ci jak projektować, realizować i oceniać programy, które, spełniają misję Twojej organizacji i doprowadzają do jej samowystarczalności.

 

Uwagi i pomysły:

Ţ